Defina os assuntos a tratar
A ordem de trabalhos deve dizer com clareza o que será discutido e decidido. Para uma obra de 12 000 euros, apresente os orçamentos e explique como será repartido o custo.
Consulte a caderneta predial: documento fiscal que identifica cada fração Ver no glossário quando precisar de confirmar a identificação das frações. Para repartir despesas, confirme a regra legal e o título constitutivo.
Envie a convocatória
Confirme prazos, forma de envio e destinatários. Guarde prova das comunicações efetuadas e disponibilize os documentos necessários com antecedência.
Prepare a votação e a ata
A permilagem: proporção de cada fração no valor total do prédio, expressa em mil partes Ver no glossário pode influenciar votos e despesas. Não presuma que todas as frações têm o mesmo peso.
Registe presenças, decisões, resultados das votações e responsabilidades. Uma ata clara deve permitir perceber quem ficou de fazer o quê e até quando.